Veiligheid, cyberweerbaarheid en AVG

Aantoonbaar veilig werken met persoonsgegevens in opleverrapporten

Een opleverrapport bevat persoonsgegevens: naam- en adresgegevens van huurders, handtekeningen en foto’s van een woning. Hieronder leest u per pijler hoe wij dat beschermen en welke afspraken u met ons vastlegt.

1. Juridische basis en AVG-rolverdeling

Uw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke persoonsgegevens worden vastgelegd. Opleverrapport.online treedt op als verwerker en verwerkt uitsluitend in opdracht. De afspraken over doelen, categorieën gegevens, bewaartermijnen, subverwerkers en beëindiging leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Verwerkersovereenkomst op aanvraag beschikbaar
Dataminimalisatie: alleen gegevens die nodig zijn voor de inspectie
Ondersteuning bij inzage-, correctie- en verwijderverzoeken

2. Toegang, rollen en scheiding van organisaties

Elke gebruiker werkt binnen de eigen organisatie. Toegangsregels zijn niet alleen in het scherm geregeld, maar afgedwongen in de gegevenslaag zelf: een verzoek zonder geldige koppeling aan de organisatie levert simpelweg geen gegevens op.

Registratie uitsluitend op uitnodiging, geen open aanmelding
Rollen: beheerder, projectmanager, inspecteur en meekijker
Nieuwe gebruikers starten standaard met alleen-lezen rechten
Rogas-omgeving staat volledig los van de algemene omgeving

3. Versleuteling, opslag en hosting

Al het verkeer tussen apparaat en platform verloopt versleuteld. Gegevens en bestanden staan opgeslagen in de Europese Unie (datacenter Frankfurt) en worden versleuteld opgeslagen met dagelijkse back-ups.

TLS-versleuteling tijdens transport, versleutelde opslag in rust
Inspectiefoto’s in afgeschermde opslag, alleen via tijdelijke downloadlinks
Beveiligingsheaders en gecontroleerde bestandsuploads (type en omvang)
Wachtwoordherstel en sessies via een beveiligde authenticatiedienst

4. Onveranderlijke rapporten en audittrail

Een definitief of gearchiveerd rapport kan niet meer worden gewijzigd. Versies, handtekeningen en verzendingen worden vastgelegd in een logboek dat zelf niet aanpasbaar of verwijderbaar is.

Versiebeheer met vastgelegde momentopnamen per rapport
Digitale ondertekening met naam, rol en tijdstip
Logboek van wijzigingen, exports en e-mailverzendingen
Logboek alleen inzichtelijk voor beheerders en projectmanagers

Factsheet

Beveiligings- en AVG-factsheet

Beoordeelt uw IT- of privacy-afdeling leveranciers? Onderstaand overzicht kunt u rechtstreeks opslaan als PDF of afdrukken en meesturen in uw inkoop- of compliancedossier.

Onderwerp	Zoals ingericht
Datalocatie	Europese Unie (datacenter Frankfurt, Duitsland)
Versleuteling transport	TLS (HTTPS) op alle verbindingen
Versleuteling opslag	Versleutelde database- en bestandsopslag
Back-ups	Dagelijkse back-up van de database
Authenticatie	E-mail en wachtwoord, wachtwoordherstel via e-mail
Toegangsbeheer	Rolgebaseerd, afgedwongen per organisatie in de gegevenslaag
Registratie	Uitsluitend op uitnodiging
Bestanden	Private opslag met tijdelijke, aflopende downloadlinks
Logging	Onwijzigbaar logboek van wijzigingen, exports en verzendingen
Bewaartermijn	In overleg vastgelegd in de verwerkersovereenkomst
Verwijdering en export	Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke
Verwerker	Opleverrapport.online, onderdeel van Giomaba Holding B.V.

Dit overzicht beschrijft de inrichting van het platform en is geen certificering. Specifieke eisen, bewaartermijnen en een eventuele beveiligingsvragenlijst bespreken we graag bij de inrichting.

Vragen van uw security- of privacy-officer?

Wij beantwoorden beveiligingsvragenlijsten en stellen de verwerkersovereenkomst beschikbaar voordat u start.

Stel een beveiligingsvraag Verwerkersovereenkomst aanvragen Privacyverklaring